Sabemos que es bastante común tener dudas sobre cómo implementar el Protocolo familiar una vez se ha redactado. ¿Basta con firmarlo? ¿Hay que publicarlo? ¿Necesitamos preparar otros documentos legales? ¿Cómo podemos evitar que el Protocolo familiar se quede olvidado en un cajón?
Por nuestra parte, en Family Business Solutions siempre os acompañamos hasta la plena implementación del Protocolo familiar. Queremos que os sintáis apoyados hasta el final del proceso. Aun así, como nos consta que es un tema que también genera muchas dudas entre las familias empresarias que no trabajáis con nosotros, hemos decidido hacer este artículo aclaratorio.
Como probablemente ya sabéis, el Protocolo familiar es un acuerdo marco. Por esta razón, hay apartados con normas concretas y otros en los que únicamente se recogen principios generales. Por descontado, desde el momento en que se firma, es un contrato válido y exigible entre las partes. En consecuencia, se puede reclamar su cumplimiento a los demás firmantes, incluso mediante el uso de las cláusulas penales. Y no es necesario publicarlo, a menos que la familia quiera que el Protocolo familiar sea oponible también ante terceras partes.
Implementar el Protocolo familiar con los documentos complementarios
Sin embargo, también es cierto que para lograr que puedan ejecutarse determinados compromisos del ámbito matrimonial, sucesorio y societario, es necesario o conveniente trasladar lo que se ha acordado a los documentos complementarios. Para implementar el Protocolo familiar en su totalidad serán imprescindibles, pues, los documentos complementarios. Estos documentos desarrollan el Protocolo familiar. Y es preciso modificarlos o añadir nuevas cláusulas a los mismos, con la ayuda de un abogado experto en empresa familiar, para dotar de plena eficacia los acuerdos alcanzados.
Los documentos complementarios principales para implementar el Protocolo familiar son: Las capitulaciones matrimoniales (o los documentos equivalentes), los testamentos y/o pactos sucesorios y los estatutos sociales. Además, también pueden serlo los documentos de nombramiento voluntario de tutor de los accionistas o socios; los pactos privados que sean necesarios para desarrollar y concretar el Protocolo familiar; así como cualquier otro documento que se estime necesario.
Cuando las familias empresarias firman el Protocolo familiar, también se obligan a suscribir los documentos complementarios. Con la finalidad de que efectivamente los principios acordados se puedan llevar a la práctica, se comprometen a hacer extensivos los acuerdos y modificaciones a cuantos documentos de desarrollo, implementación y ejecución sean necesarios.
Otras medidas para implementar el Protocolo familiar
Por otro lado, hay determinadas herramientas de trabajo que son muy útiles para ayudar a profesionalizar la empresa familiar y la familia empresaria. Estas herramientas nos ayudarán a llevar a la práctica algunos objetivos y reglas marcados durante el proceso de Protocolo familiar. Según cada caso, éstas pueden ser el Plan Estratégico, el Cuadro de Mando, el Mapa de riesgos, los Planes de Carrera, el Mapa de competencias, entre otros. Vuestro consultor de empresa familiar os guiará para elaborar aquellos documentos que sean oportunos.
Finalmente, para ayudar a implementar el Protocolo familiar en todo aquello relacionado con los órganos de gobierno, puede seros de gran utilidad que vuestro consultor de empresa familiar participe durante las primeras sesiones. Recordad que para cumplir con el Protocolo familiar no basta solo con convocarlos “sobre el papel”. Debemos aprender a tratar en cada órgano formalmente los temas pertinentes y usarlos correctamente. Contar con el acompañamiento adecuado durante las semanas y/o meses posteriores a la firma será muy valioso para implementar el Protocolo familiar con éxito.