Este artículo versará sobre el Plan de compliance en la empresa familiar. Se trata de una materia bastante desconocida para muchos de los lectores de este blog. De hecho, nos consta que bastantes empresas familiares todavía carecen de órganos de gobierno, procedimientos formales y mecanismos legales de autoregulación interna. Y sabemos que a muchas otras les es complejo cumplir con toda la normativa y legislación vigente, que suele cambiar frecuentemente, si no cuentan con el apoyo de un asesor experto en la materia.
Las empresas familiares que no tienen planes de compliance y cumplen de forma escrupulosa con la legalidad vigente corren el riesgo incluso de incurrir en responsabilidad penal. No obstante, recordad que el compliance en la empresa familiar abarca mucho más que meramente cumplir con las leyes. Tiene múltiples ventajas, tal y como os contábamos en este artículo: Compliance en empresa familiar: A nosotros también nos afecta.
A continuación sintetizaremos de forma básica las tres acciones necesarias para implementar por primera vez un plan de compliance en la empresa familiar que pueda evitar penas y sanciones por incumplimientos legales:
Primeros pasos de Compliance en la empresa familiar
1. Diagnóstico: El primer paso es identificar y clasificar los riesgos legales y operativos a los que está expuesta la empresa familiar. Para ello es importante conocer todas aquellas normas legales que nos afectan, los procedimientos que debemos seguir y las sanciones que se derivan de su incumplimiento.
2. Mapa de riesgos o CMS: A continuación, incorporaremos los riesgos legales al Mapa de riesgos, si disponemos de uno, o lo elaboraremos ad hoc. También estableceremos mecanismos y políticas de prevención, gestión, reparación o mitigación del daño y las sanciones internas pertinentes para cada riesgo. Además, deberemos establecer un responsable para cada riesgo y definir su impacto estimado y la probabilidad de que ocurra.
En empresas familiares de gran tamaño puede ser conveniente elaborar un Compliance Management System (CMS) de forma separada al Mapa de riesgos. El motivo es que suelen tener que cumplir con un número mayor de normas legales. También se pueden elaborar planes de compliance en la empresa familiar para áreas específicas. Por ejemplo, la prevención penal, las políticas de privacidad o para cumplir con la normativa específica que afecta a las empresas reguladas, por ejemplo.
3. Control: El siguiente paso consiste en monitorizar y evaluar los riesgos detectados, implementar las acciones que hemos fijado para evitarlos, detectar la posible comisión de delitos o infracciones y aplicar las sanciones disciplinarias pertinentes. En esta etapa será muy importante desarrollar estructuras sólidas de gobierno corporativo, formar a nuestros colaboradores en compliance y avanzar hacia la profesionalización de la empresa familiar.
Si veis muy complejo elaborar sin ayuda el Mapa de riesgos o el CMS o necesitáis asesoramiento para cumplir la legislación, no dudéis en contactarnos. Uno de nuestros abogados se pondrá a vuestra disposición para abordar específicamente el compliance en la empresa familiar.