Si estáis leyendo esto, muy probablemente es porque ya disponéis de uno y ahora os estáis planteando si es el momento de renovar el Protocolo familiar. Solo por ello, ya os merecéis nuestras más sinceras felicitaciones. No todas las familias lo consiguen ni están concienciadas sobre la importancia de que el Protocolo sea un documento “vivo” y dinámico y de que evolucione junto con la empresa familiar.
Cuando ayudamos a las familias empresarias, intentamos hacer el trabajo de pedagogía para que sean conscientes de que, en determinadas circunstancias o transcurrido un tiempo, es necesario renovar el Protocolo familiar. Sin embargo, no todas las familias lo acaban haciendo. A veces, cuesta encontrar el tiempo necesario para tratar estos asuntos que tienen tanto calado y tantas derivadas en empresa y familia o, simplemente, porque no son conscientes de que “ya toca”.
En este artículo, queremos señalaros, a grandes rasgos, algunas pistas que indican al Consejo de Familia que ya es momento de actualizar o renovar el Protocolo familiar para que éste no quede obsoleto. Cuando ocurran algunos de los sucesos que detallaremos a continuación, la familia debería reunirse para revisar y, renovar si procede, los contenidos del Protocolo. Esto no siempre significará hacer uno nuevo. Muchas veces solo hay que hacerle pequeñas modificaciones para asegurar que sigue vigente y de que guarda concordancia con el actual contexto empresarial y familiar. En otros casos, en cambio, el anterior quedará tan desfasado, que renovar el Protocolo familiar implicará prácticamente consensuar uno nuevo.
Señales de que es hora de renovar el Protocolo familiar
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Cambios en la visión de la familia.
Cuando se jubilan (o fallecen) los miembros de la generación anterior, es buen momento para iniciar un proceso de reflexión para evaluar si sigue existiendo visión compartida. Todo ello servirá también para valorar la idoneidad y adecuación del Protocolo familiar a la situación real de la Familia y de la Empresa y, si fuese necesario, llevar a cabo su modificación y desarrollo. Aquí, el solo hecho de hacer el ejercicio de revisarlo y reflexionar sobre su vigencia y utilidad ya es un muy buen ejercicio para la familia empresaria.
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Entrada de nuevos miembros de la familia a la empresa.
La generación entrante debe firmar el Protocolo familiar antes de su entrada a la empresa familiar. Aun así, es razonable que, poco antes o después de su entrada, se revisen los compromisos adquiridos y la legitimidad del documento, para que lo sientan como suyo y no como algo impuesto. Por otro lado, recordemos también que la entrada de más miembros puede hacer necesaria la puesta en marcha del Consejo de Familia o de la Asamblea Familiar, que en el momento de elaboración del Protocolo familiar quizá no eran pertinentes. Todo ello justifica claramente la revisión del Protocolo familiar.
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Cambios en los estatutos sociales.
Por ejemplo, cuando cambia el órgano de administración y este evoluciona de dos administradores a un Consejo de Administración. Determinados cambios muy relevantes en los estatutos sociales requieren también actualizar el Protocolo familiar para evitar que quede desfasado.
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Transcurso de unos 5 años.
Con base en nuestra experiencia, este lapso de tiempo es bastante adecuado. Por un lado, unos 5 años permiten evitar que los cambios en el Protocolo sean constantes y se entorpezca su labor de planificación. Por otro, este tiempo persigue evitar que se considere el Protocolo familiar como algo inamovible. Sería recomendable blindar las revisiones en el mismo documento cada estos 5 años, para asegurar que se revisa, cada cierto tiempo.
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También, cuando ocurran hechos relevantes en la empresa o en la familia, que exijan adaptarlo a las nuevas circunstancias.
A título de ejemplo, encajarían aquí cambios relevantes en el accionariado. P.ej. un determinado porcentaje de traspaso de acciones o participaciones a los hijos o la fundación de nuevos negocios vinculados a la empresa familiar. La legitimación activa para renovar el Protocolo familiar la ostentarán cada uno de los Firmantes si, a su parecer, su propuesta lo exige y es para el interés general de los Socios.
Y, recordad: Solo un Protocolo familiar actualizado será útil. Si no, muy probablemente, la familia lo olvidará en un cajón…