¿Por qué se tarda tanto en preparar un Protocolo familiar?

Cuando empezamos un proceso de Protocolo familiar, una de las dudas más comunes entre las familias empresarias es cuánto suele durar. Cuando les explicamos que no es algo que pueda hacerse en 3 o 4 semanas, es habitual que nos pregunten por qué se tarda tanto en prepararlo y si habría alguna manera ‘de ir más deprisa con el proceso’.

Sin embargo, como os expliqué hace unos meses en otro artículo, desarrollar un buen Protocolo familiar requiere un cierto tiempo, porque es un proceso complejo en el que desarrollamos un acuerdo a medida de cada familia empresaria.

Si queréis saber exactamente cuánto tiempo dura el proceso, lo cierto es que no puedo daros una cifra muy precisa o prometeros que en un número de semanas determinadas lo acabaremos. No obstante, y para que tengáis una idea aproximada, consensuar y redactar un Protocolo Familiar suele durar, de media, en torno a los 9 meses desde que se empieza el proceso hasta que se termina y firma. En algún caso, el proceso de Protocolo familiar puede durar un poco menos y, en otros, extenderse y durar hasta 12 o 13 meses, por ejemplo.

Dicho esto, me gustaría en este artículo contaros con detalle cómo es el proceso de Protocolo familiar y qué implica. Sé que viendo las cifras puede parecer que redactar este instrumento jurídico es algo que conlleva ‘bastante’ tiempo. Por ello, creo que si veis como se desarrolla el proceso, comprenderéis mejor que todo estos meses son el tiempo necesario para pensar y asimilar las decisiones que se tomarán sobre el futuro de la empresa y de la familia y que se acabarán plasmando por escrito.

Un proceso de Protocolo Familiar sin buscar el consenso no funciona

En el proceso de Protocolo Familiar los accionistas y futuros accionistas, a partir de una edad consensuada, e independientemente de si participan o no en el negocio, pactan las normas que deben regir la relación familia-empresa-propiedad en el futuro. Con la colaboración y ayuda de un consultor de empresa familiar, en las reuniones se trabajan aspectos como la visión compartida o las reglas relativas al acceso o salida del trabajo, el liderazgo, la planificación de la sucesión, la profesionalización, los órganos de gobierno o la jubilación, entre otros aspectos.

Ahora bien, el Protocolo familiar es mucho más que unas normas escritas, es un compromiso de todas las generaciones. En las reuniones que mantiene la familia empresaria durante el proceso de Protocolo familiar, lo que se busca es alcanzar el consenso y llegar a acuerdos satisfactorios para todos, así como resolver algunos conflictos latentes en la familia. Ante todo, destaca la importancia de adoptar las decisiones por acuerdo y no por imposición o votación. Esto es muy importante para evitar la sensación de que hay ‘vencedores y vencidos’.

Todo esto hace que el Protocolo familiar no sea un producto jurídico estándar que se compre y que resulte válido para cualquier familia. Los contenidos del mismo se adaptan a las circunstancias de cada familia y empresa y esto es un factor que hace que el proceso de Protocolo familiar sea más largo. Pero no olvidéis que al final el documento en sí, tal vez, es lo menos importante. La clave del éxito del Protocolo familiar está en todo el trabajo previo a la firma.

Etapas del proceso de Protocolo familiar

Como hemos dicho, el Protocolo familiar se hace a medida de cada familia. Por tanto, no existe un modelo generalizado o único. Normalmente la estructura y el proceso de Protocolo familiar varían en función del consultor de empresa familiar que nos esté ayudando en el proceso, de sus costumbres y de la metodología que éste suela utilizar.

Nosotros os contaremos el método que seguimos en Family Business Solutions, que es el siguiente:

     1. Definir el escenario de continuidad y de visión compartida. En esta primera fase realizamos un diagnóstico de la empresa y de la familia a partir de entrevistas y del análisis de la situación en que se encuentran la empresa familiar y la familia empresaria. Acabado esto, podremos elaborar un plan estratégico familiar que nos servirá como punto de partida de la redacción del Protocolo Familiar.

     2. Redactar las normas de conducta que regularán las relaciones familia-empresa-propiedad. Esta fase es la más larga y compleja porque es cuando se deben buscar los acuerdos. En ella, los miembros de la familia (accionistas y futuros accionistas) debaten hasta alcanzar el consenso en los distintos puntos del código de conducta de la familia empresaria. Posteriormente, redactamos el Protocolo Familiar. Para acabar esta etapa, la familia firma el contrato privado.

      3. Poner en marcha los órganos de gobierno o adecuarlos en caso de que ya existan y no se utilicen correctamente, en vistas a la profesionalización de la empresa familiar. Con el Protocolo Familiar ya elaborado e implantado, el siguiente paso es acompañar a la familia empresaria en la puesta en marcha de los órganos de gobierno, especialmente del Consejo de Familia y del Consejo de Administración. En ocasiones, también es necesario ayudarla en otros aspectos como la formación de los futuros sucesores.

Y hasta aquí las etapas del proceso de Protocolo Familiar. Por último, solo queda recordaros que cada 5 o 6 años, es importante proceder a la revisión del Protocolo Familiar, un proceso a menudo menos complejo si hay estabilidad empresarial y harmonía familiar. Con la revisión nos aseguraremos de que los acuerdos continúan plenamente vigentes y ajustados a la realidad de la empresa y de la familia.