En otras ocasiones ya hemos hablado de que el Protocolo Familiar es un traje elaborado a medida de cada familia empresaria. Y hoy me detendré en cada una de las 3 etapas del Protocolo Familiar para explicaros con un poco más de detalle el proceso de elaboración, tal como lo entendemos en Family Business Solutions.
Consensuar y redactar un Protocolo Familiar es un proceso que puede durar, de media, entorno a los 9 meses. Puede parecer bastante, pero es el tiempo necesario para pensar y asimilar las decisiones que se tomarán sobre el futuro de la empresa y de la familia y que se acabarán plasmando por escrito. En todas las etapas del Protocolo Familiar es importante que haya consenso y llegar a acuerdos para evitar la sensación de que hay ‘vencedores y vencidos’. Solo así se garantiza el compromiso de todas las generaciones, que quedarán obligadas por el Protocolo Familiar que no deja de ser un contrato privado.
Las 3 etapas del Protocolo Familiar
1. Establecer el escenario de continuidad y de visión compartida. En la primera etapa se lleva a cabo un diagnóstico de la empresa y de la familia. En esta fase se trabaja la situación actual de la familia empresaria, la visión compartida, las inquietudes de cada miembro y los aspectos que puedan ser susceptibles de dificultar la continuidad de la empresa familiar. Al acabar las entrevistas y el análisis de la situación en que se encuentran la empresa familiar y la familia empresaria, el consultor dispondrá de un plan estratégico familiar. Este servirá como punto de partida de la redacción del Protocolo Familiar.
2. Desarrollar las normas de conducta que regularán las relaciones familia-empresa-propiedad. En esta fase, más larga, los miembros de la familia debaten para llegar a acuerdos sobre el código de conducta de la familia empresaria y, posteriormente, se redacta el Protocolo Familiar. Por último, se firma el contrato privado.
En el Protocolo Familiar se regularán aspectos críticos que hayan surgido en la primera fase y se fijarán las normas que definirán el modelo de relación familia-empresa-propiedad. También se concretarán otros aspectos adaptados a las necesidades específicas de cada familia.
3. Poner en marcha los órganos de gobierno o adecuarlos en caso de que ya existan y no se utilicen correctamente, en vistas a la profesionalización de la empresa familiar. Una vez elaborado el Protocolo Familiar, pienso que es importante acompañar a la familia empresaria en la puesta en marcha de los órganos de gobierno, especialmente del Consejo de Familia y del Consejo de Administración. Nosotros ayudamos en la constitución, proporcionamos la metodología de trabajo y participamos activamente en las primeras reuniones de estos órganos para dinamizarlos y facilitar que se vayan tratando los temas adecuados a cada foro.
Hasta aquí las etapas del Protocolo Familiar. Y ya solo me queda recordaros que cada 5 o 6 años, es importante proceder a la revisión del Protocolo Familiar para asegurar que continua plenamente vigente y ajustado a la realidad de la empresa y de la familia.