Algunas claves para que el Protocolo familiar no se quede olvidado en un cajón

Utilizar el Protocolo familiar o no hacerlo es algo que depende de cada familia. Lamentablemente, demasiado a menudo, escuchamos a familias que vienen a vernos y nos dicen: “Nosotros ya hicimos un Protocolo hace tiempo. Pero ha quedado en papel mojado. Después de firmarlo, se quedó olvidado en un cajón…”.

Esto ocurre, muchas veces, porque el proceso de redacción del Protocolo familiar no fue el adecuado. En otros artículos, ya os explicamos que el éxito del Protocolo radica justamente en cómo se ha gestado y en si se ha alineado la estrategia empresarial y la familiar. Recordad que la parte más valiosa del Protocolo familiar es ser capaces de llegar al consenso en la familia.

Otras veces, el problema radica en que, a posteriori, no se emplea como una herramienta viva en la toma de decisiones que implican a la familia y a la empresa. Sobre este último punto queremos hablar hoy. ¿Cómo lo hacemos para, una vez redactado, utilizar el Protocolo familiar? ¿Cómo evitamos que quede olvidado en un cajón? Al final, si no lo empleamos como una herramienta en el día a día de la familia empresaria, la apuesta que hicimos por planificar el relevo y poner normas a la relación familia-empresa acabará cayendo en saco roto…

Una vez firmado, entramos en la etapa de incorporación del Protocolo familiar al día a día de la empresa familiar. Aquí, debemos respetar, cumplir y hacer cumplir lo acordado, tanto desde la empresa como desde la familia:

Consejos para utilizar el Protocolo familiar

Desarrollar los Documentos Complementarios

Después de redactar el Protocolo familiar, la familia debería desarrollar y adecuar los documentos complementarios. Estos son los documentos jurídicos que dotan de eficacia jurídica algunos de los acuerdos del Protocolo. Entre ellos, encontramos los estatutos sociales, los testamentos o las capitulaciones matrimoniales, entre otros.

Si no desarrollamos los Documentos Complementarios, aunque podremos utilizar el Protocolo familiar como una guía de las normas de la familia, algunas de las decisiones acordadas no desplegarán todos sus efectos.

El compromiso familiar

Más allá de su valor legal, creemos que utilizar el Protocolo familiar es un compromiso que los familiares adquieren. Después de firmarlo, llega el momento en el que como familia deberemos ser capaces de respetarlo, cumplir aquello a lo que nos hemos comprometido y usarlo como una herramienta de trabajo en nuestro día a día.

Mantenernos firmes y conscientes de nuestro compromiso, dedicándole el tiempo y los esfuerzos que sean necesarios, es la mejor manera de evitar que el Protocolo familiar termine cogiendo polvo en un cajón.

Trabajar, desde el Consejo de Familia, para promover su uso

Entre muchas otras funciones, el Consejo de Familia tiene como misión velar por el cumplimiento de los contenidos del Protocolo Familiar y de los Documentos Complementarios. Durante sus reuniones periódicas, deberá trabajar y asegurar que cuando procede utilizar el Protocolo familiar la familia lo hace. Será este órgano también el que permitirá que se hagan excepciones puntuales a lo acordado por todos en el Protocolo familiar.

En familias más profesionalizadas y de generaciones avanzadas, se puede poner en marcha también una comisión específica de seguimiento del Protocolo familiar.

Revisar el Protocolo familiar

Evidentemente, para lograr que esté actualizado, hay que renovar el Protocolo familiar. Así, nos aseguraremos de que está siempre adaptado a la realidad de empresa y familia. Nosotros recomendamos instaurar una cláusula de revisión, de manera que la familia deba revisarlo cada 4 o 5 años o cuando ocurra un hecho relevante como, por ejemplo, la venta de parte del negocio o la salida o entrada no prevista de un familiar.

En caso contrario, si no se renueva y las normas quedan desfasadas, el Protocolo también lo hará y muy probablemente la familia dejará de emplearlo.

Aplicar las cláusulas penales

Como última opción, para forzar a utilizar el Protocolo familiar, cabe hacer uso de las cláusulas penales. No todas las familias lo hacen, pero algunas acuerdan que las acciones o participaciones de la empresa familiar lleven aparejada la prestación accesoria de cumplir el Protocolo familiar. La finalidad es dotar de mayor eficacia los compromisos, obligaciones y derechos acordados en el Protocolo y disuadir a los firmantes de incumplir los acuerdos suscritos. Otras familias, en cambio, acuerdan que el incumplimiento puede iniciar el proceso de despido del familiar que no está cumpliendo. Estas sanciones, dada su gravedad, creemos que deben ser un último recurso.

Esperamos que os haya sido útil este artículo, pero recordad que, al final, estará en vuestras manos utilizar el Protocolo familiar. Nosotros os animamos a hacer el esfuerzo y a reforzar vuestra apuesta por la continuidad de la empresa familiar.